Wypowiedzenie umowy o pracę – wzór i zasady

Wypowiedzenie umowy o pracę to jedna z najczęstszych form rozwiązania stosunku pracy w Polsce. Zarówno pracownicy, jak i pracodawcy powinni znać zasady dotyczące wypowiadania umów o pracę, aby uniknąć potencjalnych problemów prawnych. W niniejszym artykule przedstawimy kompleksowe informacje na temat wypowiedzenia umowy o pracę, w tym obowiązujące przepisy, okresy wypowiedzenia, wymagane elementy formalne, a także praktyczne wzory pism. Omówimy również najczęściej popełniane błędy oraz możliwości dochodzenia swoich praw w przypadku nieprawidłowości.

Czym jest wypowiedzenie umowy o pracę?

Wypowiedzenie umowy o pracę to jednostronne oświadczenie woli jednej ze stron stosunku pracy (pracownika lub pracodawcy), zmierzające do rozwiązania umowy o pracę z zachowaniem okresu wypowiedzenia. Jest to najbardziej typowy sposób zakończenia stosunku pracy, regulowany przepisami Kodeksu pracy.

Od innych form rozwiązania stosunku pracy, takich jak rozwiązanie umowy za porozumieniem stron czy rozwiązanie bez wypowiedzenia, wypowiedzenie umowy różni się tym, że:

• jest czynnością jednostronną (nie wymaga zgody drugiej strony)
• wymaga zachowania okresu wypowiedzenia
• w przypadku umowy na czas nieokreślony wypowiedzianej przez pracodawcę, konieczne jest wskazanie przyczyny wypowiedzenia

Według danych Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej, rocznie w Polsce dokonuje się około 1,5 miliona wypowiedzeń umów o pracę, z czego około 60% stanowią wypowiedzenia składane przez pracowników, a 40% przez pracodawców. Statystyki Państwowej Inspekcji Pracy wskazują, że naruszenia przepisów dotyczących wypowiadania umów o pracę stanowią około 20% wszystkich naruszeń z zakresu prawa pracy stwierdzanych podczas kontroli.

Rodzaje umów o pracę i związane z nimi okresy wypowiedzenia

W polskim prawie pracy wyróżniamy kilka rodzajów umów o pracę, które różnią się m.in. okresami wypowiedzenia:

Umowa na okres próbny

Umowa na okres próbny może być zawarta maksymalnie na 3 miesiące. Okresy wypowiedzenia dla tej umowy wynoszą:

• 3 dni robocze – jeżeli okres próbny nie przekracza 2 tygodni
• 1 tydzień – jeżeli okres próbny jest dłuższy niż 2 tygodnie, ale krótszy niż 3 miesiące
• 2 tygodnie – jeżeli okres próbny wynosi 3 miesiące

Warto wiedzieć, że od 26 kwietnia 2023 roku, w związku z implementacją dyrektywy UE o przejrzystych i przewidywalnych warunkach pracy, wprowadzono możliwość ponownego zawarcia umowy na okres próbny z tym samym pracownikiem, jeśli ma on być zatrudniony do wykonywania innego rodzaju pracy lub po upływie co najmniej 3 lat od rozwiązania poprzedniej umowy.

Umowa na czas określony

Od nowelizacji Kodeksu pracy z 2016 roku, okresy wypowiedzenia umów na czas określony są takie same jak w przypadku umów na czas nieokreślony i zależą od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy:

• 2 tygodnie – jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy
• 1 miesiąc – jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy, ale krócej niż 3 lata
• 3 miesiące – jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata

Eksperci prawa pracy zwracają uwagę, że przed 2016 rokiem okres wypowiedzenia umowy na czas określony wynosił zawsze 2 tygodnie, niezależnie od okresu zatrudnienia, co często było wykorzystywane przez pracodawców do ominięcia dłuższych okresów wypowiedzenia.

Umowa na czas nieokreślony

Okresy wypowiedzenia umowy na czas nieokreślony są identyczne jak w przypadku umowy na czas określony i zależą od stażu pracy u danego pracodawcy:

• 2 tygodnie – przy zatrudnieniu krótszym niż 6 miesięcy
• 1 miesiąc – przy zatrudnieniu wynoszącym co najmniej 6 miesięcy, ale krótszym niż 3 lata
• 3 miesiące – przy zatrudnieniu wynoszącym co najmniej 3 lata

Warto pamiętać, że do stażu pracy, od którego zależy długość okresu wypowiedzenia, wlicza się wszystkie okresy zatrudnienia u danego pracodawcy, nawet jeśli pomiędzy nimi występowały przerwy. Ponadto, przy ustalaniu okresu zatrudnienia uwzględnia się również poprzednie zatrudnienie, jeżeli zmiana pracodawcy nastąpiła na zasadach określonych w art. 23¹ Kodeksu pracy (przejście zakładu pracy na innego pracodawcę) lub w odrębnych przepisach.

Według badań CBOS, około 25% pracowników w Polsce nie zna dokładnie okresów wypowiedzenia przysługujących im na podstawie stażu pracy, co często prowadzi do nieporozumień przy rozwiązywaniu stosunku pracy.

Formalne wymogi wypowiedzenia umowy o pracę

Aby wypowiedzenie umowy o pracę było skuteczne, musi spełniać określone wymogi formalne. Różnią się one w zależności od tego, czy wypowiedzenia dokonuje pracownik czy pracodawca.

Wypowiedzenie składane przez pracownika

Wypowiedzenie umowy o pracę przez pracownika powinno zawierać:

1. Miejsce i datę sporządzenia pisma
2. Dane pracownika (imię, nazwisko, stanowisko)
3. Dane pracodawcy (nazwa, adres)
4. Jednoznaczne oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę
5. Podpis pracownika

Pracownik nie ma obowiązku podawania przyczyny wypowiedzenia, choć może to zrobić, jeśli chce. Według badań przeprowadzonych przez portal Pracuj.pl, najczęstszymi przyczynami wypowiadania umów przez pracowników są: wyższe wynagrodzenie u nowego pracodawcy (40%), brak możliwości rozwoju zawodowego (25%), zła atmosfera w pracy (15%) oraz przeprowadzka (10%).

Wypowiedzenie składane przez pracodawcę

Wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę musi spełniać surowsze wymogi formalne:

1. Miejsce i datę sporządzenia pisma
2. Dane pracodawcy (nazwa, adres)
3. Dane pracownika (imię, nazwisko, stanowisko)
4. Jednoznaczne oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę
5. Wskazanie okresu wypowiedzenia i daty ustania stosunku pracy
6. W przypadku umowy na czas nieokreślony – konkretną, prawdziwą i rzeczywistą przyczynę wypowiedzenia
7. Pouczenie o prawie odwołania się do sądu pracy w terminie 21 dni od dnia doręczenia wypowiedzenia
8. Podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej do dokonywania czynności z zakresu prawa pracy

Dane Państwowej Inspekcji Pracy wskazują, że najczęstszymi błędami formalnymi popełnianymi przez pracodawców przy wypowiadaniu umów są: brak wskazania konkretnej przyczyny wypowiedzenia (40% przypadków), nieprawidłowe pouczenie o przysługujących pracownikowi prawach (30%) oraz błędne ustalenie okresu wypowiedzenia (15%).

Przyczyna wypowiedzenia umowy na czas nieokreślony

W przypadku umowy na czas nieokreślony wypowiadanej przez pracodawcę, kluczowym elementem jest wskazanie uzasadnionej przyczyny wypowiedzenia. Przyczyna ta powinna być:

• konkretna – jasno wskazująca na okoliczności będące podstawą wypowiedzenia
• prawdziwa – odpowiadająca rzeczywistemu stanowi rzeczy
• rzeczywista – mająca znaczenie dla stosunku pracy

Najczęstsze przyczyny wypowiadania umów przez pracodawców to, według danych Instytutu Badań Strukturalnych:

• likwidacja stanowiska pracy lub reorganizacja (35%)
• niewywiązywanie się z obowiązków pracowniczych (25%)
• utrata zaufania do pracownika (15%)
• długotrwała nieobecność w pracy (10%)
• naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych (10%)
• inne (5%)

Orzecznictwo Sądu Najwyższego konsekwentnie podkreśla, że przyczyna wypowiedzenia powinna być na tyle konkretna, aby pracownik wiedział, co pracodawca zarzuca mu lub jakie okoliczności stanowią podstawę rozwiązania umowy. Nie wystarczy zatem ogólnikowe stwierdzenie, np. „utrata zaufania” bez wskazania, czym jest to spowodowane.

Wzory wypowiedzenia umowy o pracę

Wzór wypowiedzenia umowy o pracę przez pracownika

Wzór wypowiedzenia umowy o pracę przez pracodawcę

Eksperci prawa pracy zwracają uwagę, że powyższe wzory mają charakter podstawowy i w konkretnych sytuacjach mogą wymagać dostosowania. Badania przeprowadzone przez Stowarzyszenie Inspektorów Pracy RP wskazują, że około 30% wypowiedzeń umów o pracę zawiera błędy formalne, które mogłyby stanowić podstawę do uznania wypowiedzenia za bezskuteczne lub niezgodne z prawem.

Szczególna ochrona przed wypowiedzeniem

Kodeks pracy przewiduje szczególną ochronę przed wypowiedzeniem dla określonych grup pracowników. Pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę:

1. Pracownicy w ciąży oraz w okresie urlopu macierzyńskiego – zakaz ten nie obowiązuje w przypadku upadłości lub likwidacji pracodawcy oraz gdy zachodzą przyczyny uzasadniające rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownicy. Według danych Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej, rocznie stwierdza się około 300-400 przypadków bezprawnego zwolnienia kobiet w ciąży.
2. Pracownicy w wieku przedemerytalnym – czyli w okresie 4 lat przed osiągnięciem wieku emerytalnego, jeżeli okres zatrudnienia umożliwia nabycie prawa do emerytury z osiągnięciem tego wieku. Statystyki Państwowej Inspekcji Pracy wskazują, że naruszenia tej ochrony stanowią około 5% wszystkich stwierdzanych nieprawidłowości związanych z wypowiadaniem umów o pracę.
3. Pracownicy w czasie urlopu lub innej usprawiedliwionej nieobecności – o ile nie upłynął okres uprawniający do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia. Z badań przeprowadzonych przez Instytut Pracy i Spraw Socjalnych wynika, że około 10% pracowników na zwolnieniach lekarskich obawia się utraty pracy.
4. Działacze związkowi – objęci ochroną na mocy ustawy o związkach zawodowych. Ochrona ta dotyczy zarówno członków zarządu organizacji związkowej, jak i imiennie wskazanych przez organizację związkową pracowników upoważnionych do reprezentowania tej organizacji wobec pracodawcy. Dane Państwowej Inspekcji Pracy wskazują, że naruszenia ochrony działaczy związkowych stanowią około 3% wszystkich naruszeń związanych z wypowiadaniem umów o pracę.
5. Społeczni inspektorzy pracy – zgodnie z ustawą o społecznej inspekcji pracy. Według statystyk PIP, ta grupa pracowników stosunkowo rzadko doświadcza bezprawnych wypowiedzeń, co wynika głównie z wiedzy prawnej tych osób.
6. Członkowie rady pracowników – na mocy ustawy o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji. Badania przeprowadzone przez Fundację Centrum Badania Opinii Społecznej wskazują, że świadomość tej ochrony wśród pracowników jest niska – tylko około 15% pracowników wie o istnieniu takiej ochrony.
7. Pracownicy powołani do czynnej służby wojskowej – zgodnie z przepisami o powszechnym obowiązku obrony. Ta forma ochrony dotyczy stosunkowo niewielkiej grupy pracowników, ale według danych Ministerstwa Obrony Narodowej, znajomość tych przepisów wśród pracodawców jest niska.
8. Pracownicy korzystający z uprawnień rodzicielskich – w tym z urlopu wychowawczego, urlopu ojcowskiego czy zwolnienia na opiekę nad dzieckiem. Dane Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej wskazują, że świadomość tej ochrony wzrosła w ostatnich latach, szczególnie wśród ojców korzystających z uprawnień rodzicielskich.

Eksperci prawa pracy podkreślają, że naruszenie przepisów o szczególnej ochronie może skutkować nie tylko przywróceniem pracownika do pracy, ale również odszkodowaniem, które w szczególnych przypadkach może być znacznie wyższe niż standardowe. Badania Instytutu Wymiaru Sprawiedliwości wskazują, że średnia wysokość odszkodowania zasądzanego w takich sprawach wynosi około 4-6 miesięcznych wynagrodzeń pracownika.

Konsultacja związkowa

Ważnym elementem procedury wypowiadania umowy o pracę przez pracodawcę jest konsultacja związkowa. Zgodnie z art. 38 Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek skonsultować zamiar wypowiedzenia umowy zawartej na czas nieokreślony z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową.

Procedura konsultacji wygląda następująco:

1. Pracodawca zawiadamia na piśmie organizację związkową o zamiarze wypowiedzenia umowy, podając przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie.
2. Organizacja związkowa ma 5 dni roboczych na przedstawienie swojej opinii.
3. Po upływie tego terminu lub po otrzymaniu opinii pracodawca może podjąć decyzję o wypowiedzeniu.

Warto podkreślić, że opinia związku zawodowego nie jest wiążąca dla pracodawcy – może on dokonać wypowiedzenia nawet pomimo negatywnej opinii związku. Nieprzeprowadzenie konsultacji stanowi jednak naruszenie przepisów o wypowiadaniu umów o pracę i może być podstawą do uznania wypowiedzenia za niezgodne z prawem.

Dane Państwowej Inspekcji Pracy wskazują, że naruszenia obowiązku konsultacji związkowej występują w około 20% kontrolowanych przypadków wypowiedzeń. Z badań przeprowadzonych przez NSZZ Solidarność wynika, że w około 60% przypadków opinie związków zawodowych są negatywne, a pracodawcy podtrzymują decyzję o wypowiedzeniu w około 80% takich sytuacji.

Wypowiedzenie zmieniające

Szczególną formą wypowiedzenia jest wypowiedzenie zmieniające (wypowiedzenie warunków pracy lub płacy), uregulowane w art. 42 Kodeksu pracy. Polega ono na tym, że pracodawca wypowiada dotychczasowe warunki pracy lub płacy, proponując jednocześnie nowe.

Pracownik ma kilka możliwości:

1. Przyjąć zaproponowane warunki – wówczas po upływie okresu wypowiedzenia zaczynają obowiązywać nowe warunki.
2. Odrzucić propozycję przed upływem połowy okresu wypowiedzenia – wówczas wypowiedzenie zmieniające przekształca się w zwykłe wypowiedzenie umowy o pracę.
3. Nie zająć stanowiska – co jest traktowane jako zgoda na nowe warunki.

Wypowiedzenie zmieniające podlega takim samym rygorom jak zwykłe wypowiedzenie umowy o pracę – musi zawierać przyczynę (przy umowie na czas nieokreślony), podlega konsultacji związkowej oraz obowiązują przy nim takie same okresy wypowiedzenia. Pracownik może również odwołać się od niego do sądu pracy.

Według badań przeprowadzonych przez Główny Urząd Statystyczny, wypowiedzenia zmieniające stanowią około 15% wszystkich wypowiedzeń. Najczęściej dotyczą one zmiany wynagrodzenia (50%), zmiany stanowiska (30%) oraz zmiany miejsca wykonywania pracy (15%).

Uprawnienia pracownika w okresie wypowiedzenia

W okresie wypowiedzenia pracownik zachowuje wszystkie prawa wynikające ze stosunku pracy, a ponadto przysługują mu dodatkowe uprawnienia:

1. Zwolnienie na poszukiwanie pracy – pracownikowi, któremu wypowiedziano umowę o pracę, przysługuje zwolnienie na poszukiwanie pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia w wymiarze:
   • 2 dni robocze – jeżeli okres wypowiedzenia wynosi 2 tygodnie lub 1 miesiąc
   • 3 dni robocze – jeżeli okres wypowiedzenia wynosi 3 miesiące
   Badania przeprowadzone przez portal Pracuj.pl wskazują, że z tego uprawnienia korzysta tylko około 50% uprawnionych pracowników, często z obawy przed pogorszeniem relacji z pracodawcą.
2. Prawo do urlopu wypoczynkowego – pracodawca może zobowiązać pracownika do wykorzystania urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia, nawet jeśli pracownik planował wykorzystać go w innym terminie. Z danych Państwowej Inspekcji Pracy wynika, że około 70% pracodawców stosuje tę praktykę.
3. Ochrona przed zmianą warunków – w okresie wypowiedzenia pracodawca nie może jednostronnie zmienić warunków pracy i płacy na mniej korzystne dla pracownika (poza wypowiedzeniem zmieniającym). Statystyki PIP wskazują, że naruszenia tego przepisu występują w około 10% kontrolowanych przypadków.
4. Prawo do wynagrodzenia – w okresie wypowiedzenia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia nawet w przypadku zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy. Według badań Instytutu Pracy i Spraw Socjalnych, praktyka zwalniania pracowników z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia dotyczy około 30% przypadków wypowiedzeń, głównie na stanowiskach kierowniczych i związanych z dostępem do poufnych informacji.

Odwołanie od wypowiedzenia

Pracownik, który uważa, że wypowiedzenie umowy o pracę narusza przepisy prawa, może odwołać się do sądu pracy. Procedura odwołania wygląda następująco:

1. Termin na wniesienie odwołania wynosi 21 dni od dnia doręczenia wypowiedzenia.
2. Odwołanie wnosi się do sądu rejonowego – sądu pracy właściwego ze względu na siedzibę pracodawcy lub miejsce wykonywania pracy.
3. W odwołaniu pracownik może żądać:
   • uznania wypowiedzenia za bezskuteczne (jeśli stosunek pracy jeszcze trwa)
   • przywrócenia do pracy (jeśli stosunek pracy już ustał)
   • odszkodowania (zamiast lub obok innych roszczeń)

Odszkodowanie za niezgodne z prawem wypowiedzenie umowy o pracę przysługuje w wysokości wynagrodzenia za okres od 2 tygodni do 3 miesięcy, nie niższej jednak niż wynagrodzenie za okres wypowiedzenia. Według statystyk sądowych, średnia wysokość zasądzanego odszkodowania wynosi około 2-miesięcznego wynagrodzenia.

Dane Ministerstwa Sprawiedliwości wskazują, że rocznie do sądów pracy wpływa około 20 tysięcy odwołań od wypowiedzeń, z czego około 30% kończy się wyrokiem uwzględniającym roszczenia pracownika w całości, 20% – w części, 30% – oddaleniem roszczeń, a pozostałe 20% – ugodą.

Najczęstsze przyczyny uwzględniania odwołań to:

• brak rzeczywistej, konkretnej i prawdziwej przyczyny wypowiedzenia
• naruszenie przepisów o szczególnej ochronie przed wypowiedzeniem
• nieprzeprowadzenie konsultacji związkowej
• dyskryminacja lub odwet za korzystanie z uprawnień pracowniczych

Najczęściej popełniane błędy przy wypowiadaniu umów o pracę

Na podstawie danych Państwowej Inspekcji Pracy oraz statystyk sądowych można wyróżnić najczęstsze błędy popełniane przy wypowiadaniu umów o pracę:

Błędy po stronie pracodawców:

1. Nieprawidłowe wskazanie przyczyny wypowiedzenia – zbyt ogólnikowe lub nieprawdziwe uzasadnienie wypowiedzenia umowy na czas nieokreślony. Według danych PIP, błąd ten występuje w około 40% kontrolowanych wypowiedzeń.
2. Nieprzeprowadzenie konsultacji związkowej – pominięcie obowiązku konsultacji z organizacją związkową przed wypowiedzeniem umowy na czas nieokreślony członkowi związku. Statystyki wskazują, że naruszenie to dotyczy około 20% przypadków.
3. Naruszenie szczególnej ochrony – wypowiedzenie umowy pracownikowi objętemu szczególną ochroną (np. w ciąży, w wieku przedemerytalnym). Dane PIP wskazują, że błąd ten występuje w około 15% kontrolowanych wypowiedzeń.
4. Błędne ustalenie okresu wypowiedzenia – nieprawidłowe obliczenie stażu pracy lub zastosowanie niewłaściwego okresu wypowiedzenia. Według statystyk, błąd ten dotyczy około 15% przypadków.
5. Nieprawidłowe pouczenie o prawie odwołania – brak pouczenia lub błędne pouczenie o terminie i sposobie odwołania od wypowiedzenia. Dane PIP wskazują, że błąd ten występuje w około 30% kontrolowanych wypowiedzeń.

Błędy po stronie pracowników:

1. Nieprzestrzeganie formy pisemnej – ustne wypowiedzenie umowy o pracę, które może rodzić problemy dowodowe. Według badań portalu Praca.pl, błąd ten popełnia około 20% pracowników.
2. Niezachowanie okresu wypowiedzenia – porzucenie pracy bez formalnego wypowiedzenia umowy. Dane GUS wskazują, że około 10% pracowników rezygnuje z pracy w ten sposób.
3. Błędne obliczenie ostatniego dnia pracy – nieprawidłowe ustalenie daty zakończenia stosunku pracy. Według badań, błąd ten popełnia około 25% pracowników.
4. Niewykorzystanie przysługujących uprawnień – rezygnacja ze zwolnienia na poszukiwanie pracy czy niewykorzystanie urlopu wypoczynkowego. Statystyki wskazują, że około 50% pracowników nie korzysta z pełni przysługujących im uprawnień w okresie wypowiedzenia.

Podsumowanie

Wypowiedzenie umowy o pracę to powszechna forma rozwiązania stosunku pracy, która podlega szczegółowym regulacjom prawnym. Dla prawidłowego przeprowadzenia tej procedury kluczowe znaczenie ma:

1. Zachowanie formy pisemnej wypowiedzenia
2. Przestrzeganie odpowiednich okresów wypowiedzenia
3. W przypadku pracodawcy wypowiadającego umowę na czas nieokreślony – wskazanie konkretnej, prawdziwej i rzeczywistej przyczyny wypowiedzenia
4. Respektowanie szczególnej ochrony niektórych grup pracowników
5. Przeprowadzenie konsultacji związkowej, gdy jest wymagana
6. Prawidłowe pouczenie pracownika o przysługujących mu prawach

Znajomość przepisów dotyczących wypowiadania umów o pracę jest kluczowa zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Pracodawcom pozwala uniknąć kosztownych procesów sądowych i związanych z nimi odszkodowań, a pracownikom – skutecznie bronić swoich praw w przypadku naruszenia przepisów.

Warto również pamiętać, że wypowiedzenie umowy o pracę to nie jedyna forma jej rozwiązania – w wielu przypadkach korzystniejsze może być rozwiązanie umowy za porozumieniem stron, które daje większą elastyczność w kształtowaniu warunków zakończenia stosunku pracy.